Бэк-офис: инструкция пользователя

Содержание

1. Термины и определения
2. Доступ в бэк-офис

• Как получить доступ в бэк-офис?
• Уровни доступа к бэк-офису

3. Авторизация и смена пароля

• Как войти в бэк-офис?
• Смена пароля

4. Конфигурация личного кабинета

• Язык отображения
• Часовой пояс

5. Выход из бэк-офиса
6. Описание заказа
7. Как найти заказ или платеж?

• Форма поиска заказа
• Результат поиска заказа
• Форма поиска платежа
• Результат поиска платежа
• Как работать со списком?

8. Управление элементами заказа

• Подтверждение заказа
• Откат заказа
• Отказ от заказа
• Оповещение
• Операции с чеками

9. Управление платежами

• Возврат платежа
• Управление финансовой транзакцией
• Откат платежа

10. Списки за период времени
11. Готовые поисковые фильтры
12. Отчетность и аналитика

• Типы отчетов
• Просмотр аналитики. Конверсия

13. Дополнительный функционал: ссылка на оплату
14. Справочники

Термины и определения

Доступ в бэк-офис

Как получить доступ в бэк-офис?

Для получения логина и пароля:

1. Запросить в СТ заявку на получение доступа в бэк-офис.
2. Заполнить заявку по инструкции (инструкция по заполнению находится в заявке).
3. Отправить заполненную заявку в СТ.
4. После обработки заявки на почту (которая былы указана в заявке) придет письмо с именем пользователя и паролем.

Уровни доступа к бэк-офису

Разным пользователям бэк-офиса может быть доступен разный функционал. Уровень доступа зависит от роли пользователя, которая была назначена при его регистрации в системе ПШ. В системе используются следующие роли пользователей:

Авторизация и смена пароля

Как войти в бэк-офис?

1. В браузере перейти по адресу https://secure.sirena-travel.ru/alfabank.
2. Нажать кнопку Авторизация, расположенную в левой верхней части рабочей области.
3. В окне Параметры пользователя ввести имя пользователя и пароль, которые были получены в письме.
4. Нажать кнопку Отправить.

Примечание: если данные введены некорректно, пользователь увидит сообщение об ошибке Неверный пользователь или пароль.

Важно: после 10 неудачных попыток входа учетная запись пользователя будет заблокирована. Для восстановления доступа обратиться в СТ.

Смена пароля

Раз в три месяца пользователь должен менять пароль доступа к бэк-офису. За 30 дней до крайней даты смены при каждом входе в бэк-офис система будет напоминать пользователю о том, что он должен изменить пароль.

Важно: если в указанный срок пользователь не задаст новый пароль, доступ к бэк-офису будет заблокирован. Для восстановления доступа обратиться в СТ.

Для смены пароля выполнить действия:

1. Войти в личный кабинет.
2. В панели навигации в разделе Пользователь нажать кнопку Пароль. На экране отобразится окно смены пароля.
3. Заполнить поля:

4. Нажать кнопку Отправить. Изменения вступят в силу.

Конфигурация личного кабинета

Язык отображения

Пользователь может установить язык отображения личного кабинета.

1. В панели навигации в разделе Пользователь нажать кнопку Профиль. На экране отоборазится окно настройки профиля.

2. В выпадающем списке выбрать язык.
3. Нажать кнопку Отправить. Изменения вступят в силу.

Часовой пояс

1. В разделе Пользователь нажать кнопку Профиль. На экране отобразится окно настройки профиля.

2. В выпадающем списке выбрать часовой пояс.
3. Нажать кнопку Отправить. Изменения вступят в силу.

Пользователь может установить часовой пояс, в котором работает интернет-магазин. Время создания заказов / платежей будет отображаться в соответствии с выбранным часовым поясом.

Важно: данная настройка не влияет на раздел Отчеты.

Настройка профиля остается настройкой по умолчанию для последующих входов в бэк-офис до тех пор, пока пользователь не внесет новые изменения в профиле.

Выход из бэк-офиса

Рекомендуется завершать сессию работы с бэк-офисом. Для этого нажать кнопку Выход, расположенную в разделе Пользователь.

Работа с заказом

Заказ — основной объект бэк-офиса.
Как найти конкретный заказ см. в разделе Как найти заказ или платеж?.

Описание заказа

Данные о заказе отображаются в основной рабочей области, которая разделена на несколько информационных блоков.

1. Параметры заказа

Раздел содержит общую информацию о заказе, предприятии и покупателе.

2. Проверка на мошенничество

В данном блоке отображаются признаки возможного мошенничества при оплате заказа. Возможные признаки:

• Покупатель находится не в стране выпуска карты;
• Телефоны или адреса электронной почты покупателя (указанные в процессе оформления заказа) и держателя карты (указанные на авторизационной странице интернет-магазина) не совпадают;
• Использование одним и тем же покупателем различных банковских карт;
• Большая сумма заказа (признак отображается при превышении параметра фрод-мониторинга, настраиваемого интернет-магазином, — максимально допустимая сумма оплаты заказа);
• Большая сумма оплат одной картой (признак отображается при превышении параметра фрод-мониторинга, настраиваемого интернет-магазином, — суммарная максимально допустимая сумма оплаты одной картой за сутки);
• Неверный владелец карты — признак отображается при вводе данных владельца, отличающихся от данных, известных системе платежного шлюза;
• Карта в черном списке магазина — признак отображается при попытке мошеннической оплаты;
• Карта в черном списке системы — признак отображается при попытке мошеннической оплаты;
• Много попыток оплаты одной картой;
• Много попыток оплаты с одного ip-адреса.

Пользователь имеет возможность сделать свою отметку о важности признаков возможного мошенничества. Отметка может иметь одно из следующих значений:

• Важно – отметка пользователя о важности признаков;
  
• Не важно – отметка пользователя о не важности признаков;
• Не проверено – нет отметки пользователя.

3. Операции по заказу

В рамках обработки заказа может происходить ряд операций. Каждая операция имеет инициатора и результат.

4. Платежные сессии

Раздел содержит данные о платежных сессиях, совершенных в рамках заказа.

5. Аутентификация

Раздел содержит информацию о процессе верификации плательщика (например, c помощью технологии 3D Secure).

6. Чеки

Раздел содержит информацию о фискальных чеках, оформленных в рамках заказа.

7. Операции с платежами

Раздел содержит информацию о платежах, совершенных в рамках заказа.

8. Управление платежами

Пользователь бэк-офиса может отменять или возвращать платеж, приостанавливать обработку финансовой транзакции. Подробнее см. в разделе Управление платежами.

9. Списки карт

Списки карт позволяют управлять процессами аутентификации и авторизации в зависимости от задач, решаемых интернет-магазином в процессе фрод-мониторинга платежей.

Банковская карта может находиться в одном из списков:

Важно: Оператору бэк-офиса доступны для управления только Безопасный и Серый списки карт. По умолчанию в настройках системы используется Безопасный список.

Как найти заказ или платеж?

Поиск заказа или платежа выполняется по отдельному параметру или нескольким параметрам с помощью специальной формы. Для получения успешных результатов поиска должно быть совпадение хотя бы по одному параметру.

Форма поиска заказа

Порядок работы с формой поиска:

1. Открыть форму поиска заказа.
   В разделе Заказы нажать кнопку Поиск.

2. Ввести параметр(-ы), по которым будет выполнен поиск, в одном из блоков:

• Поиск заказа — поиск заказа по параметрам заказа.
• Поиск заказчика — по данным о заказчике выполняется поиск всех заказов, которые он оформил.

3. Нажать кнопку Отправить и получить результат.

Примечание: если не найдено ни одного совпадения, в верхней части рабочей области появится уведомление Ничего не найдено.

Результат поиска заказа

Заказов, удовлетворяющих параметрам из формы поиска, может быть один или несколько.

• Если система находит только один заказ, то открывается форма описания заказа (см. раздел Описание заказа).
• Если система находит несколько заказов, то они выводятся в виде списка. Список имеет следующую структуру:

см. также раздел Как работать со списком?

Форма поиска платежа

Порядок работы с формой поиска:

1. Открыть форму поиска платежа.
   в панели навигации нажать кнопку Поиск в разделе Платежи БК или Платежи через СПП.

Поиск платежа представлен четырьмя блоками:

• Поиск заказа — поиск заказа по параметрам заказа.
• Поиск заказчика — по данным о заказчике выполняется поиск всех заказов, которые он оформил.
• Держатель карты — поиск платежа по имени держателя карты.
  
• Авторизация — поиск платежа по данным об авторизации.

2. Нажать кнопку Отправить и получить результат.

Результат поиска платежа

Платежей, удовлетворяющих параметрам из формы поиска, может быть один или несколько.

• Если система находит только один платеж, то открывается форма описания заказа, в рамках которого был совершен платеж (см. раздел Описание заказа).
• Если система находит несколько платежей, то они выводятся в виде списка. Список имеет следующую структуру:

см. также раздел Как работать со списком?

Как работать со списком?

Для удобства работы со списками в бэк-офисе предусмотрены дополнительные инструменты:

• Сортировка

Список может быть отсортирован по любому параметру как по возрастанию, так и по убыванию значений. Для сортировки нажать на название параметра в заголовке таблицы с результатами.

• Фильтр по всему списку

При введении символов в поле Фильтр (верхний правый угол рабочей области) система фильтрует данные, оставляя в рабочей области только те записи, по которым есть совпадение.

• Ограничение на количество отображаемых записей

В поле Показывать (верхний левый угол рабочей области) задать число записей, которые будут отображаться на одной странице. Доступные значения: 10, 25, 50, 100. По умолчанию отображается 100 записей на одной странице.

• Просмотр подробной информации о записи из списка

Для просмотра подробной информации об отдельной записи из списка нажмите на номер заказа.

Управление элементами заказа

В случае если предприятие не может оказать услугу / предоставить товар или произошел технический сбой при оформлении заказа, пользователь бэк-офиса может провести дополнительные операции над заказом. Доступ к каждому действию определяется ролью пользователя (см. Уровни доступа к бэк-офису).
Кнопки управления заказом расположены в разделе Параметры заказа.

Подтверждение заказа

Подтверждение заказа — это функционал, дающий возможность пользователю бэк-офиса вручную “подтолкнуть” заказ, который находится в статусе Обработка в процессе.
Пользователь должен нажать кнопку Подтвердить заказ. Этот функционал можно использовать в случае, если:

• операция автоматического подтверждения не была выполнена операционной системой;
• автоматическое подтверждение не было выполнено системой платежного шлюза (например, сервис автоподтверждения заказа неисправен).

Откат заказа

Пользователь может принудительно отменить авторизацию (разблокировать денежные средства). Откат заказа возможен только в том случае, если авторизация не ушла на списание. Для отката заказа нажать кнопку Откат заказа в блоке Параметры заказа. Аннулируются все документы и операции внутри заказа (авторизации, чеки). После отката заказа пользователю будет доступна кнопка отказа от заказа (см. Отказ от заказа).

Примечание: Как правило, заказ аннулируется в течение 15 минут.

Отказ от заказа

Отказ от заказа — это принудительное прерывание процесса работы по уже сформированному заказу. Возможные причины отказа от заказа:

• предприятие приняло решение приостановить обработку заказа,
• произошел технический сбой, повлиявший на корректность оформления заказа.

Для отмены заказа нажать кнопку Отказ от заказа. Данная кнопка также доступна после отката заказа (см. Откат заказа). Заказ перейдет в статус Отменен до того, как он будет отменен по тайм-лимиту.

Важно: Операцию отказа от заказа отменить невозможно.

Оповещение

Функционал Оповещение может использоваться только теми интернет-магазинами, на стороне которых настроен отдельный сервис приема и обработки оповещений от платежного шлюза. Взаимодействие сервиса с системой выполняется по API. Иногда может произойти сбой в автоматической отправке запросов между системой и интернет-магазином. Нажатие кнопки Оповещение инициирует повторную отправку обменного файла.

Операции с чеками

Операции с чеками доступны в разделе Чеки на странице описания заказа. Данный функционал используется в том случае, если требуется вернуть платеж одновременно с формированием фискального чека на возврат прихода.

.

1. Нажать кнопку Возврат.
2. В отобразившемся окне выбрать количество товара, возврат которого выполняется и по которому будет оформлен чек на возврат прихода.
3. Нажать кнопку Возврат платежа.
4. Система ПШ выполнит возврат денежной суммы и сформирует чек на возврат прихода.

Управление платежами

Если заказ оплачен, но при этом у предприятия есть сомнения, что услуга может быть оказана или товар может быть предоставлен, сотрудник предприятия может управлять платежом.
Пользователю бэк-офиса доступны следующие действия с платежом: отменить, отправить на списание и вернуть платеж. Доступ к каждому действию определяется ролью пользователя (см. Уровни доступа к бэк-офису).

Для выполнения действия над платежом:

1. Открыть описание заказа, в рамках которого совершен платеж.
2. Перейти в раздел Управление платежами и нажать кнопку с действием, расположенную справа от платежа.

Возврат платежа

Возврат платежа — это процесс возврата суммы платежа частично или полностью. В бэк-офисе доступен только возврат денежных средств. Возврат товаров и услуг находится в зоне отвественности предприятия.
Пользователь бэк-офиса может вернуть плательщику всю сумму платежа или только часть.

Важно: для возврата платежа с последующим формированием чека на возврат прихода следует использовать кнопку Возврат, расположенную в блоке Управление чеками (см. Операции с чеками).

1. Нажать кнопку Возврат платежа.
   
2. Ввести сумму возврата в форму.

3. Нажать кнопку Возврат платежа.
4. В разделе Операции с платежами появится новая авторизация с отрицательной суммой платежа.

Важно: В особых случаях, когда возврат на карту оплаты невозможен (карта заблокирована, закрыт счет, перевыпуск карты и т.п.), вопрос возврата быть решен в индивидуальном порядке при взаимодействии с СТ.

Важно: Операцию возврата платежа отменить невозможно.

Управление финансовой транзакцией

Сотрудник предприятия может приостановить отправку финансовой транзакции на списание, а впоследствии принять решение об отправке финансовой транзакции в банк (если услуга будет оказана / товар предоставлен) или полностью откатить платеж.

Важно: Рекомендуем удерживать операцию от списания не более 3-5 календарных дней.

Подтвердить транзакцию

1. Установить К отчету.
2. Нажать кнопку Отправить, изменения вступят в силу.

Приостановить отправку транзакции

1. Снять отметку К отчету.
2. Нажать кнопку Отправить, изменения вступят в силу.

3. После приостановки отправки финансовой транзакции появится кнопка Откат платежа.

Пользователь может просмотреть перечень всех отложенных транзакций в готовом фильтре Отложенные раздела Платежи БК.
См. также Готовые поисковые фильтры.

Примечание: По умолчанию опция К отчету предзаполнена, финансовая транзакция будет отправлена на списание.

Откат платежа

После приостановки финансовой транзакции пользователю будет доступна кнопка Откат платежа (количество кнопок соответствует количеству авторизованных платежей), т.е. кнопка Откат платежа выполняет отмену только соответствующей авторизации. Если необходимо отменить все оплаты, следует нажать Откат платежа для всех записей.

В результате отката платежа в разделе Операции с платежами создается операция Отмена.

Списки за период времени

Кроме поиска платежа / заказа по заданным параметрам (см. Как найти заказ или платеж?) в бэк-офисе представлен функционал по отображению списков за определенный период времени. Например, пользователь может вывести список всех заказов, совершенных в течение недели, или список платежей, совершенных за последний час.

Как сформировать список?

1. Открыть форму формирования списка за период времени.

Форма может быть открыта из разных разделов в панели навигации: Заказы, Платежи БК, Платежи через СПП, Эл. наличность, Бонусы / промокоды.

Примечание: Система устанавливает диапазон времени по умолчанию: от 00:00 до текущего времени входа бэк-офис. Максимальный диапазон составляет 14 дней.

2. Задать временной диапазон: Дата начала, Время, начала, Дата окончания, Время окончания.
   
3. Нажать кнопку Отправить и получить список с результатами.

см. также Как работать со списком?

Готовые поисковые фильтры

В бэк-офисе имеются готовые поисковые фильтры. Пользователь нажимает кнопку в панели навигации, система отображает список отфильтрованных данных.

Примечание: По некоторым фильтрам дополнительно требуется указать временной период (см. Списки за период времени).

Готовые фильтры:

См. также Как работать со списком?

Отчетность и аналитика

Данные, отображаемые в бэк-офисе, можно выгрузить из системы в виде отчета в формате .xls или .csv.

Типы отчетов

В разделе Отчеты панели навигации нажать тип отчета, который следует сформировать.

• Реестр — сводная информация по платежам интернет-магазина в виде таблицы.

Порядок действий: заполнить поля формы, нажать кнопку Отправить, получить результат.

1. Поля формы параметров отчета:

2. Описание отчета

Отчет, который сформировала система ПШ, отображается в рабочей области под параметрами отчета:

• Excel-отчет — отчет по продажам в формате .xls.

1. Поля формы параметров отчета

2. Описание отчета

Отчет, который сформировала система ПШ, имеет следующий вид:

• CSV-отчет предназначен для получения данных о продажах в формате загрузки в сторонние учетные системы.

Поля формы параметров отчета:

Просмотр аналитики. Конверсия

Отчет содержит данные о заказах и платежах, представленные в разных разрезах. Отчет предоставляет возможность пользователю принимать решения на основе анализа этих данных.

Примечание: для получения помощи в чтении данных, отображенных в отчете конверсии, следует обратиться в СТ.

Поля формы параметров отчета:

Дополнительный функционал: ссылка на оплату

В бэк-офисе доступен функционал формирования ссылки на оплату заказа. Эту ссылку пользователь отправляет покупателю по электронной почте или другим удобным способом. Функционал представлен в панели навигации, в разделе Ссылка на оплату.

Получение права

Доступ пользователя к функционалу предоставляется по отдельному запросу в СТ. При создании нового пользователя по умолчанию ссылка на оплату не доступна.

Как сформировать ссылку на оплату?

После выбора способа получения ссылки, пользователю бэк-офиса необходимо заполнить все обязательные поля в открывшейся вкладке и нажать кнопку Получить или Отправить. Если обязательное поле не заполнено, система выделит его красным цветом (при этом ссылка не будет сформирована).

Поля формы формирования ссылки:

Если все параметры заполнены корректно, то при нажатии соответствующей кнопки будет выполнено действие:

• получить ссылку: в интерфейсе бэк-офиса будет отображено поле с получившейся ссылкой. Ссылку можно скопировать как вручную, так и нажав кнопку Скопировать.

• отправить ссылку почтой: в интерфейсе бэк-офиса будет отображено сообщение “Письмо отправлено”.

Если при заполнении допущена ошибка, то на экране отобразится сообщение с текстом ошибки.

Примеры отправляемых писем

Пример письма на русском языке:

Уважаемый, Иванов Дмитрий!

Номер заказа: 134627
Сумма заказа: 170.0 руб.
Время на оплату: 15 минут
Комментарий к заказу: оплата сбора за возврат услуги

Для оплаты заказа картой перейдите по ссылке

Пример письма на английском языке:

Dear, Ivanov Dmitry!

Web order number: 1346271
Cost: 170.0 RUB
Time to pay: 15 min
Comment: refund fee

To get payment page please open this link

Справочники

Коды завершения платежной сессии

Коды завершения операции по заказу

Статусы выполнения аутентификации

Коды результата выполнения аутентификации

Типы операций по заказам

Статусы выполнения платежа

Коды результата выполнения операции с платежом

Коды настройки безопасности

Типы чека

Статусы оформления чека